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FuE-Förderprogramm Elektronische Systeme in Bayern

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FAQ

An dieser Stelle beantworten wir häufig gestellte Fragen und möchten Ihnen das Ausfüllen des Antrages oder anderer Dokumente erleichtern. Sollte Ihre Frage hier nicht beantwortet sein, kontaktieren Sie uns gerne.

Fragen zur Skizzenphase:

 

Fragen zur Antragsstellung:

 

Fragen während der Projektlaufzeit:

 

Fragen zum Projektabschluss:

 

 

Antworten

Skizzenphase:

Welchen Umfang soll eine Skizze haben?

So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Skizzen haben typischerweise eine Länge von 10 - 30 Seiten.

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Gibt es Fristen zur Einreichung von Skizzen?

Nein, Skizzen können jederzeit eingereicht werden.

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Welche Unterlagen sollen eingereicht werden?

Eingereicht werden muss die Vorhabenskizze für das Verbundprojekt (Gesamtprojekt), das Dokument "Angaben zum Unternehmen" und bei Unternehmen die Bilanz sowie bei Großunternehmen die Gewinn- und Verlustrechnung.

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Wie finde ich heraus, ob mein Unternehmen ein KMU ist?

Für die Einordnung als KMU wird die KMU-Definition der Europäischen Kommission angewandt. Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) werden in der EU-Empfehlung 2003/361 definiert. Ein Informationsblatt zur Einordnung als KMU findet sich hier: KMU-Definition.
Grundsätzlich gilt, dass jedes Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern kein KMU mehr ist. Falls ein Unternehmen zwar weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigt, aber einen Jahresumsatz von mindestens 50 Mio EUR und eine Jahresbilanzsumme von mindestens 43 Mio EUR erreicht, wird das Unternehmen ebenfalls nicht mehr als KMU betrachtet.
Für die Kriterien Mitarbeiteranzahl, Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme sind zusätzlich zum Antragstellenden Unternehmen auch die Daten von verbundenen Unternehmen (z.B. Muttergesellschaft) oder Partnerunternehmen mit einzubeziehen. Bitte prüfen Sie dafür die Definition eines KMU.

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Antragsstellung:

In welcher Form sollen Dokumente eingereicht werden?

Rechtsverbindlich unterzeichnete Dokumente müssen im Original (DIN-A4-Format, einseitig bedruckt und ohne Bindung) auf dem Postweg an die VDI/VDE Innovation + Technik GmbH, Heimeranstr. 37 in 80339 München zugesendet werden. Alle übrigen Dokumente können in digitaler Fassung eingereicht werden.

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Wie unterscheiden sich Materialeinzelkosten von Sondereinzelkosten?

Unter Materialkosten fallen die folgende Positionen: Verbrauchsmaterialien und Testaufbauten sowie Demonstratoren, die nach dem Projekt nicht mehr wirtschaftlich genutzt werden. Im Falle des Demonstrators ist dies in dem Formular "Anlagen zum Antrag" im Punkt "Erklärung zum Verbleib des Demonstrators" zu bestätigen

Alle anderen Baugruppen, Systeme, Geräte oder Softwarelizenzen, die für das Vorhaben benötigt werden, fallen unter „Kosten für Instrumente und Ausrüstung“ (sog. Sondereinzelkosten).

Sondereinzelkosten können nur entsprechend der Nutzungsdauer im Projekt und der Abschreibungsdauer im Unternehmen abgerechnet werden.
Beispiel: Eine Maschine wird für 50.000 € angeschafft, die im Unternehmen über 5 Jahre abgeschrieben wird. Bei einem Vorhaben, das für 3 Jahre geplant ist, können somit maximal 30.000 € (3/5 von 50.000 €) abgerechnet werden, wenn die Maschine direkt im ersten Monat des Projekts gekauft wird. Falls die Maschine erst zur Mitte des Projekts angeschafft und genutzt wird (im 19. Monat von 36 Monaten), können nur 15.000 € (18/60) anerkannt werden.

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Gibt es einen Unterschied zwischen Materialeinzelkosten und "sonstigen Betriebskosten" (Bezeichnung im Antrag)?

Nein, es können als Betriebskosten nur Materialeinzelkosten beantragt werden.

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Welche Felder müssen im Antragsformular ELAN / FIPS ausgefüllt werden?

Alle gelb markierten Felder sind Pflichtfelder. Darüber hinaus sollten Sie alle relevanten Daten angegeben (Beispielsweise ist die IBAN kein Pflichtfeld, allerdings kann ohne die Mitteilung der Bankverbindung keine Auszahlung der Zuwendung erfolgen).

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Im ELAN-Antrag sind Kontrollkästchen (Checkboxen) angekreuzt und ausgegraut (z.B. Organigramm) und nicht veränderbar. Wie ist damit im Antragsformular umzugehen?

Eine Änderung im ELAN-Tool ist nicht möglich. Sie können die folgenden Punkte in der gedruckten Fassung vor Einreichung manuell streichen: Organigramm, Nachweis zur Sicherung des Eigenanteils der Antragstellerin.

Die gedruckte, rechtsverbindlich unterschriebene Fassung hat Vorrang vor der elektronischen Fassung.

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Sollen die im ELAN / FIPS bereitgestellten Formulare (zusätzlich bzw. anstatt der Dokumente des Projektträgers) verwendet werden?

Nein.

Sämtliche Unterlagen zu den Anträgen der beiden Förderprogramme finden Sie stattdessen auf der Seite https://www.elsys-bayern.de/antrag

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Sind E14 und/oder E15 Stellen für Hochschulen / Forschungseinrichtungen zuwendungsfähig?

Grundsätzlich ja, wenn Sie eine ausreichende Erklärung für die Notwendigkeit der abgerechneten Mitarbeiter liefern.

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Wie vertraulich werden meine Firmendaten und meine Projektidee behandelt?

Die VDI/VDE-IT GmbH legt besonderen Wert darauf, öffentliche Auftraggeber in der Forschungs-, Innovationspolitik als absolut neutraler Dienstleister zu unterstützen. Dabei zeichnet sich die Tätigkeit der VDI/VDE-IT GmbH durch ihre interdisziplinäre Herangehensweise aus, die technische, wirtschaftliche und gesellschaftliche Aspekte unter Beachtung der Neutralität, Solidität und Vertraulichkeit einschließt. Das Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) der VDI/VDE-IT GmbH ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Elektronische Dokumente können Sie gerne über eine verschlüsselte Verbindung direkt Ihren Ansprechpartnern bei der VDI/VDE-IT GmbH zukommen lassen. Bitte nutzen Sie dazu das Upload-Tool.

Weiterhin werden Sie in den Förderprogrammen „IuK Bayern“ und „Elektronische Systeme Bayern“ nicht aufgefordert, Ihre Projektergebnisse zu publizieren.

Das StMWi behält sich das Recht vor, Eckdaten bewilligter Projekte zu veröffentlichen. Hierzu zählen die im Antragsformular entsprechend gekennzeichneten Felder (Antragsteller, Postadresse/Realisierungsort, Durchführungszeitraum, Gesamtkosten, Zuwendung Projekttitel und Kurzbeschreibung des Vorhabens).

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Projektlaufzeit:

Wann ist der Kooperationsvertrag einzureichen?

Der Kooperationsvertrag ist spätestens mit dem ersten Mittelabruf der VDI/VDE-IT GmbH vorzulegen. Eine Auszahlung kann erst erfolgen, wenn der Kooperationsvertrag vorgelegt wurde.

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Wie lang soll der Zwischenbericht sein?

Die Kurzfassung des Zwischenberichts besteht aus ein bis maximal zwei Seiten.
Die Langfassung des Zwischenberichts, die in der Regel für das gesamte Verbundprojekt mit allen Teilvorhaben erstellt wird, sollte alle wesentlichen Aspekte im Berichtszeitraum (Ergebnisse, erreichte Meilensteine, kurzer Projektverlauf,  Änderungen im Projekt etc.) beschreiben. Typische Berichtslängen liegen bei etwa 10 Seiten.

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Wann und wie ist der Mittelabruf einzureichen?

Üblicherweise können zwei Mittelbrufe pro Jahr (jeweils zum 15.4. und 15.10.) eingereicht werden. Wichtig ist insbesondere der Mittelabruf zum 15.10. eines jeden Jahres. Falls Sie dieses Datum nicht einhalten, können wir eine Auszahlung im aktuellen Haushaltsjahr nicht garantieren. Nicht ausgezahlte Haushaltsmittel können vom Zuwendungsgeber widerrufen werden (siehe Zuwendungsbescheid Punkt 3.5).

Der Mittelabruf ist mit allen Anlagen (Stundennachweisen, ggf. Rechnungen als Kostennachweise) entweder elektronisch als sehr guter Farbscan oder postalisch bei VDI/VDE Innovation + Technik GmbH, Heimeranstr. 37 in 80339 München einzureichen.

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Können Mittel von einem Haushaltsjahr in das nächste Haushaltsjahr verschoben werden?

Es besteht grundsätzlich kein Anspruch auf einen Mittelübertrag, da gem. Absatz 3.5 des Zuwendungsbescheides nicht ausgezahlte Haushaltsmittel vom Zuwendungsgeber widerrufen werden können. In den vergangenen Jahren wurden jedoch die im Haushaltsjahr nicht in Anspruch genommene Mittel automatisch in das nächste Jahr verschoben. Es bedarf hierfür keines Antrags.

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Können Mittel umgewidmet werden (z.B. mehr Materialkosten und geringere Personalkosten)?

Eine Mittelumwidmung ist auf Antrag möglich. Hierzu benötigen wir einen formlosen Antrag, der vom Projektleiter unterschrieben ist und eine nachvollziehbare Begründung enthält. Eine Mittelumwidmung ist nicht notwendig, wenn die Kostenart um weniger nicht mehr als 20 Prozent überzogen werden soll und die maximale Zuwendungssumme nicht überschritten wird.

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Wie kann die Laufzeit des Projekts verlängert werden?

Eine kostenneutrale Projektverlängerung ist in begründeten Fällen möglich. Von jedem Projektpartner ist dazu ein formloser, vom Projektleiter unterschriebener Antrag schriftlich einzureichen. Es wird empfohlen den Antrag rechtzeitig einzureichen und zuvor Rücksprache mit den Ansprechpartnern bei der VDI/VDE-IT GmbH zu halten. Die Verlängerung sollte etwa 3 Monate vor Projektende beantragt werden. Bei Projektverlängerungen von mehr als 6 Monaten wird etwa 6 Monate vor Projektende eine entsprechende Antragstellung empfohlen. In jedem Fall muss der Antrag spätestens am letzten Tag des Durchführungszeitraums postalisch bei der VDI/VDE-IT GmbH eingegangen sein.

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Projektabschluss:

Wie lang soll der Abschlussbericht sein?

Nach Projektabschluss sind bei der VDI/VDE-IT GmbH ein Erfolgskontrollbericht und ein Schlussbericht einzureichen. Der Erfolgskontrollbericht hat einen Umfang von ein bis maximal drei Seiten.
Der Schlussbericht, der in der Regel für das gesamte Verbundprojekt mit allen Teilvorhaben erstellt wird, sollte alle wesentlichen Aspekte (Ergebnisse, kurzer Projektverlauf, Verwertungspläne etc., siehe Hinweisblatt Schlussbericht) beschreiben. Typische Berichtslängen liegen bei etwa 15-30 Seiten.

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Soll ein gemeinsamer Schlussbericht eingereicht werden oder werden einzelne Schlussberichte aller Partner bevorzugt?

Es wird empfohlen, einen gemeinsamen Schlussbericht, in dem die Arbeiten aller Partner zusammengeführt werden vorzulegen. Die Leistungen der einzelnen Partner müssen dabei klar erkenntlich sein. Alternativ können Sie auch individuelle Abschlussberichte der einzelnen Partner erstellen.

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Ist eine Abschlussveranstaltung gewünscht?

Eine Abschlussveranstaltung ist formal nicht zwingend notwendig, aber übliche Praxis.

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